Baza wiedzy

Samochód w firmie


Fakturowanie

Obowiązkiem firmy jest wystawianie klientom dokumentów poświadczających sprzedaż produktów lub usług. Dla klientów indywidualnych – osób fizycznych – dokumentem będącym dowodem zakupu jest paragon z kasy fiskalnej. W przypadku sprzedaży na rzecz innych firm należy wystawić rachunek (w przypadku firm, które nie są płatnikami VAT) albo fakturę VAT (w przypadku firm, które są płatnikami VAT).

Rachunek lub fakturę można wystawić ręcznie na drukowanych formularzach, korzystać z formatek w programach Word lub Excel lub korzystać z programu do wystawiania takich dokumentów będącego często elementem programu księgowego. Bloczki standardowych blankietów rachunków i faktur można kupić m.in. w sklepach papierniczych lub sklepach specjalizujących się w sprzedaży różnych druków (sklepy te przeważnie są usytuowane w urzędach państwowych – urzędzie skarbowym, ZUS, sądzie itp.). Wystawiając dokument sprzedaży, wypełniamy druk rachunku lub faktury VAT ręcznie w sposób czytelny w 2 egzemplarzach – oryginał jest dla klienta, a kopia pozostaje w naszych dokumentach księgowych. Jeżeli fakturę VAT wystawiamy na podstawie paragonu (wydruku) z kasy fiskalnej, wówczas do kopii faktury, która zostaje u nas, podpinamy również i ten paragon (wydruk) z kasy fiskalnej. Wówczas możemy prowadzić rejestr dokumentów sprzedaży w programie Excel.

Możemy opracować lub znaleźć w Internecie gotowe szablony faktur/rachunków dla programów Word oraz Excel, które posłużą nam z powodzeniem do elektronicznego przygotowywania faktur lub rachunków; należy pamiętać oczywiście o nadawaniu im kolejnych numerów.

Jeżeli nabyliśmy program do prowadzenia księgowości, to powinien być on wyposażony w moduł wystawiania faktur lub rachunków – warto sprawdzić ten element przed zakupem. Atutem w tym przypadku będzie automatyczne księgowanie wystawionych dokumentów sprzedaży do ewidencji księgowej. Można również skorzystać z innej opcji – kupić program do wystawiania rachunków i faktur. Takie rozwiązanie może być praktyczne, jeżeli nie posiadamy programu księgowego i księgi rachunkowe prowadzone są przez biuro rachunkowe. Wówczas warto zorientować się, czy nabywany program będzie współpracował z programem biura rachunkowego w zakresie importu ewidencji wystawionych faktur do programu księgowego, co pozwoliłoby na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy związanych z ich księgowaniem. Dotyczy to jednakże raczej działalności, w której występuje większa ilość wystawianych faktur.



Powrót